Faire sa carte grise pour un véhicule de société

Les véhicules de société sont également concernés par l'obligation d'immatriculation. Selon le code de la route, tous les véhicules à moteur doivent être immatriculés pour pouvoir circuler sur la voie publique, y compris ceux utilisés par les entreprises. Les démarches de carte grise d'un véhicule de société diffèrent cependant selon les cas. Alors, comment faire la carte grise en ligne suite à l'achat d'un véhicule par la société ? Comment mettre la carte grise de sa voiture au nom de sa société ? Découvrez des informations plus détaillées à ce sujet.

Faire établir une carte grise pour un véhicule de société

Pour immatriculer un véhicule de société et établir une carte grise au nom de cette dernière, un certain nombre de démarches doivent être effectuées. Quelles sont les spécificités d'une carte grise pour véhicule de société ? Combien coûte la carte grise d'une voiture de fonction ? Quels sont les documents nécessaires ? Tout dépend de la démarche, qui peut concerner l'un des cas suivants :

• Achat ou location d'un véhicule par la société ;
• Changement de carte grise pour mettre un véhicule personnel au nom de sa société ;
• Changement de raison sociale (changement de nom de l'entreprise) ;
• Changement de carte grise suite à la vente d'un véhicule de société à un particulier.

Qu'est-ce qu'un véhicule de société ?

Un véhicule de société, aussi appelé véhicule de fonction, est utilisé par le personnel de l'entreprise dans l'exercice de leur fonction, mais aussi à titre personnel quand il s'agit d'un avantage en nature.

La société peut être soit propriétaire du véhicule, soit le louer dans le cadre d'un contrat de leasing. Dans les deux cas, les différentes charges sont supportées par l'entreprise, telles que les réparations, le carburant, et bien sûr la démarche de carte grise.

Les formalités sont cependant différentes pour une location longue durée ou LLD. En effet, dans certains cas, l'entreprise prend en main toutes les charges, dans d'autres, le personnel doit y contribuer.

L'une des raisons pour lesquelles une entreprise préfère mettre un véhicule de fonction à la disposition de ses employés, c'est pour éviter de payer les indemnités kilométriques, comme c'est le cas lorsqu'un salarié utilise sa propre voiture dans le cadre de son travail.

Quelle différence entre un véhicule de société et de service ?

Une voiture de fonction est différente d'un véhicule de service. En effet, l'employé peut rentrer chez lui avec le véhicule de fonction à la fin de sa journée de travail. Dans certains cas, il peut même garder le véhicule pendant les week-ends quand le contrat le mentionne.

À l'opposé, un véhicule de service doit être rendu à la fin des horaires de travail. Toutefois, il peut y avoir des exceptions, lorsque l'entreprise autorise l'employé à rentrer chez lui avec le véhicule de service.

À noter : Dans les deux cas, l'employé doit vérifier que l'assurance du véhicule est bien valide, car en cas d'absence de couverture, il pourrait être obligé de payer l'amende correspondante. Si le véhicule est loué via une agence de location, c'est à l'entreprise de prendre en charge les frais d'assurance.

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Qui peut utiliser un véhicule de fonction ?

Pour utiliser une voiture dont la carte grise est au nom d'une société, il faut être un employé de ladite société. Aussi bien les employés que les dirigeants peuvent bénéficier d'un véhicule de fonction, mais il revient à l'entreprise de déterminer à qui est octroyé ce privilège. Toutefois, certaines missions sont davantage favorables à l'utilisation d'un véhicule de fonction :

• Livraisons de marchandises ;
• Prospection de clients ;
• Interventions techniques sur place, etc.

Le choix des salariés pouvant bénéficier d'un véhicule de fonction peut dépendre de plusieurs facteurs, comme la taille de l'entreprise, la fonction des salariés, ou encore le type de mission. Un véhicule de fonction est attribué le plus souvent :

• Aux livreurs ;
• Aux consultants ;
• Aux commerciaux ;
• Aux cadres.

Bon à savoir : Quelle que soit sa fonction, l'employé doit être titulaire d'un permis B pour pouvoir utiliser un véhicule de fonction.

Quelles sont les spécificités d'un véhicule de société ?

Un véhicule de société se distingue d'un véhicule particulier sur bien des points en ce qui concerne la carte grise. Ainsi, l'abréviation VP ou Deriv-VP est indiqué dans la case J.1 qui désigne le genre national. Pour faire la carte grise d'un véhicule d'entreprise, il est possible de confier la démarche à un professionnel de la carte grise en ligne comme Cartegriseminute.fr.

Autre spécificité : un véhicule de société est soumis soit à la TVS (taxe sur les véhicules de société) soit à la TVTS (taxe sur les véhicules de tourisme des sociétés). Cette taxe doit être payée chaque année et son montant est calculé en fonction du taux d'émission de CO². Bien que bon nombre d'entreprises préfèrent octroyer un véhicule de fonction à leurs employés plutôt que de leur payer une indemnité kilométrique, ce choix engendre des frais et des démarches spécifiques.

Utiliser un véhicule de société : avantages et inconvénients

Utiliser une voiture de société présente quelques avantages, mais aussi des inconvénients dont il faut tenir compte.

Les différents avantages :

• L'employé bénéficiaire n'a aucun frais à sa charge, même le prix de la carte grise pour véhicule à usage professionnel ;
• Les frais d'assurance, de réparation ou d'entretien sont à la charge de l'entreprise ;
• Les infractions commises par l'employé sont directement imputées à la société, ce qui signifie qu'il ne risque pas de perdre des points sur son permis ; en effet, la carte grise est établie au nom de la société et c'est cette dernière qui reçoit les PV et doit payer les amendes correspondantes.

Les inconvénients à noter :

• L'entreprise doit payer chaque année la taxe sur les véhicules de société TVS ;
• L'amortissement du véhicule est directement prélevé sur les résultats annuels de la société ;
• La TVA n'est pas récupérable ;
• Il peut y avoir des limites quant à l'utilisation du véhicule de société par l'employé ; seul l'employeur peut déterminer les conditions dans lesquelles ce dernier peut utiliser le véhicule, en les précisant dans le contrat.

Comment mettre sa voiture personnelle au nom de sa société ?

Pour un gérant de société, il est possible de mettre son véhicule personnel au nom de l'établissement qu'il dirige. La démarche est identique à celle de la vente ou cession d'un véhicule avec changement de propriétaire sur la carte grise, et s'effectue uniquement en ligne. Ainsi, c'est le nom de la société qui apparaîtra sur la nouvelle carte grise.

Voici la liste des documents requis :

• Certificat de déclaration de cession Cerfa 15776 dûment rempli, signé et établi en deux exemplaires par vos soins en tant qu'ancien propriétaire du véhicule ;
• Carte grise originale, barrée et signée par vos soins en tant que vendeur ;
• Certificat de situation administrative (CSA), plus connu sous le nom de certificat de non-gage ;
• Justificatif de contrôle technique si le véhicule a plus de 4 ans.

Bon à savoir : Le coût d'un changement de carte grise pour passer de véhicule particulier à un véhicule de société est le même que pour un changement de carte grise classique à la suite de la vente entre particuliers. Il est pris en charge par l'entreprise.

Quelles sont les démarches pour immatriculer un véhicule de société ?

Depuis que le Plan Préfectures Nouvelle Génération ou PPNG a été mis en place en novembre 2017, toutes les démarches de carte grise doivent se faire uniquement en ligne, y compris pour immatriculer un véhicule de société. À cet effet, vous pouvez confier cette démarche à Cartegriseminute.fr.

La démarche de carte grise pour un véhicule de société diffère d'une autre par la nature des documents à fournir. En outre, la liste de ces derniers varie selon que le véhicule soit acheté neuf ou d'occasion.

Voici les documents à fournir pour immatriculer un véhicule particulier d'occasion en voiture de société :

• Formulaire de demande de certificat d'immatriculation Cerfa 13750, que vous devez remplir et signer en tant que responsable de la société qui va être titulaire de la carte grise ; n'oubliez pas d'y apposer le cachet de votre entreprise ;
• Extrait Kbis pour carte grise société, datant de moins de 1 an ;
• Certificat de cession rempli, signé et daté en deux exemplaires par le vendeur et l'acquéreur ;
• Carte grise barrée, signée comportant la mention « vendu le » avec la date ;
• Copie d'une pièce d'identité valide du gérant de la société (CNI, passeport ou titre de séjour) ;
• Un Mémo Véhicule Assuré ;
• Justificatif de contrôle technique si le véhicule y est soumis (1ère immatriculation supérieure à 4 ans) ;
• Procuration originale par mandat Cerfa 13757 rempli et signé afin de permettre à Cartegriseminute.fr d'effectuer la démarche au nom du demandeur (l'entreprise).

Si le véhicule est acheté neuf par l'entreprise, les documents suivants sont requis :

• Justificatif d'achat délivré par un concessionnaire, tel qu'une facture ;
• Extrait Kbis ;
• Mandat d'immatriculation ;
• Mémo Véhicule Assuré ou une attestation d'assurance ;
• Copie d'une pièce d'identité valide du demandeur.

Quelle assurance pour un véhicule de société ?

Une voiture de fonction doit également être couverte par une assurance, mais il existe des garanties facultatives en plus de la garantie de responsabilité civile obligatoire. Celle-ci couvre l'indemnisation de tiers en cas de dommages physiques ou corporels impliquant le véhicule de société suite à un accident, une explosion ou un incendie.

Par ailleurs, la portée de la couverture dépend des limites de responsabilité de la société. Ainsi, le conducteur, c'est-à-dire le salarié, ainsi que les passagers du véhicule, sont couverts par l'assurance, mais en tenant compte de certaines limites. Il est possible que la couverture ne couvre pas intégralement les dommages et préjudices corporels et / ou matériels mettant en cause le véhicule.

Suivant les choix de la société, des couvertures facultatives peuvent être incluses dans le contrat d'assurance, comme :

• Les dommages au véhicule suite à un accident ;
• L'assistance au conducteur et aux passagers en cas de panne, telle qu'un dépannage, et qui fait partie des garanties de services ;
• La garantie personnelle de l'employé ou du gérant qui conduit le véhicule au nom de la société.

Quel est le coût de la carte grise pour une voiture de fonction ?

Le coût d'une carte grise pour un véhicule de société est souvent plus élevé que celui d'un véhicule particulier, notamment parce qu'il inclut la taxe Y.2 appelée taxe pour la formation professionnelle. Voici les différentes taxes entrant dans le calcul du prix de la carte grise pour un véhicule à usage professionnel :

• La taxe Y.1 correspond à la taxe régionale, elle-même calculée en fonction du prix du cheval fiscal pratiqué dans le département ou la région de résidence ; si le véhicule de société est âgé de plus de 10 ans, le cheval fiscal est divisé par deux ;
• La taxe Y.2 ou taxe professionnelle est calculée en fonction du poids total à charge (PTAC) du véhicule, et ne concerne que les utilitaires destinés au transport de biens et marchandises ;
• La taxe Y.3 ou taxe sur les véhicules polluants, est calculée sur le niveau d'émission de CO² ; elle ne concerne pas les véhicules de société achetés neufs ;
• La taxe Y.4 correspond aux frais de gestion de 11 € depuis janvier 2021 ;
• La taxe Y.5, quant à elle, représente les frais d'acheminement, d'un montant fixe de 2.76 € ;
• La taxe Y.6 est la somme des différentes taxes citées ci-dessus.

Une société peut offrir des indemnités kilométriques à ses employés quand ils utilisent leurs propres véhicules pour leur travail, aller au bureau par exemple. Néanmoins, celles-ci s'avèrent peu avantageuses si l'employé doit parcourir de nombreux kilomètres. Ainsi, pour un livreur par exemple, il est préférable d'utiliser un véhicule de fonction.

Cas du changement de titulaire pour un véhicule de société

Une voiture de société peut changer de titulaire sur la carte grise uniquement lorsqu'il est vendu à un particulier. Pour changer la carte grise d'une voiture de société à celle d'un véhicule particulier, la démarche est identique à celle d'un changement de carte grise dans le cadre d'une vente entre particuliers. Sur le certificat de cession, le vendeur est représenté par la société et celle-ci doit y apposer son cachet en plus de sa raison sociale et de ses coordonnées d'entreprise.

Cas du changement de raison sociale

Si l'entreprise propriétaire du véhicule change de raison sociale, la carte grise doit également être mise à jour. Il faut alors la refaire en faisant une nouvelle procédure. Toutefois, le changement de nom de l'entreprise ne doit pas s'accompagner d'un changement du numéro SIREN, qui sera considéré comme un changement de propriétaire. En effet, un nouveau numéro SIREN signifie création d'une nouvelle entreprise. Les documents à fournir sont les mêmes que pour obtenir une carte grise de véhicule de société.

Qu'en est-il des véhicules de société en leasing ?

La société titulaire de la carte grise d'un véhicule de fonction n'est pas nécessairement le propriétaire du véhicule en question. En effet, une carte grise n'est pas un titre de propriété, mais un titre de police. Si le titulaire est le propriétaire, cela est indiqué dans la case C.4A de la carte grise. Or, pour un véhicule en leasing, la société titulaire de la carte grise n'a pas la propriété du véhicule. Ainsi, en cas de changement de raison sociale, c'est l'entreprise de location qui se charge des démarches. En outre, le véhicule en LLD ne peut être vendu sauf si l'entreprise locataire lève l'option d'achat.

Pourquoi faire vos démarches de carte grise avec Cartegriseminute.fr ?

Immatriculer un véhicule, y compris une voiture de fonction, nécessite des démarches parfois compliquées et chronophages. Pour économiser du temps et éviter le stress des tracas administratifs, la meilleure option consiste à confier les démarches à un professionnel de la carte grise en ligne. Hormis l'ANTS, opter pour les services d'un professionnel comme Cartegriseminute.fr qui vous offre divers avantages, que ce soit pour un changement d'adresse sur la carte grise du véhicule à usage professionnel, pour un changement de raison sociale ou pour toute autre démarche. En voici quelques-uns :

• Simplicité et rapidité ;
• Démarche entièrement en ligne ;
• Obtention d'un certificat provisoire d'immatriculation ou d'un AECT sous 24 heures si le dossier est complet ;
• Garantie de qualité de service grâce à un professionnel habilité par le Ministère de l'Intérieur et agréé par le Trésor Public.